A solicitação de assinatura possibilita encaminhar um anexo para que um ou mais usuários realizem a sua assinatura digital. A assinatura digital garante a autenticidade, segurança e validade jurídica dos anexos no ambiente digital. Além disso, ela elimina a necessidade de procedimentos manuais, reduzindo custos e otimizando tempo, especialmente em fluxos que envolvem aprovação e formalização de decisões, permitindo formalizar decisões, envolver múltiplos interessados de forma ágil.
Para realizar a assinatura de anexos, não é necessário possuir a carga do processo/documento. Ela pode ser realizada tanto em anexos já publicados quanto naqueles que ainda estejam em elaboração e, também, caso o anexo possua uma regra de sigilo que impede a sua visualização.
Sempre confira o teor dos arquivos que serão assinados com atenção, pois a assinatura não poderá ser removida depois de realizada.
Para finalizar uma tarefa de ‘Solicitação de Assinatura’, há duas opções:
Acessando pela aba ‘Tarefas’ do processo
- Acesse o processo/documento desejado.
- Na tela de dados do processo/documento, acesse a aba 'Tarefas'.
- Na coluna "Tarefa" busque e clique em uma tarefa do tipo "Assinatura de documentos".
- O sistema já terá atribuído automaticamente a tarefa ao seu usuário, caso você seja o responsável por ela.
É possível assinar ou recusar as solicitações de assinatura, assinalando as ações desejadas (recusar ou aceitar) ao lado de cada peça e, acionando na sequência, o botão ‘Executar ações selecionadas’.
Observação
Ao recusar uma solicitação, você deve informar o motivo da recusa. Vale ressaltar que esta ação não poderá ser desfeita e será necessário realizar outra solicitação de assinatura.
- Caso aceite a solicitação, selecione o tipo de assinatura que deseja, se é Assinatura ICP – Brasil, ou Assinatura eletrônica do sistema.
- Certificado ICP-Brasil: assinatura digital que utiliza o certificado emitido no padrão ICP-Brasil, possui validade jurídica reconhecida, ideal para documentos que exigem maior formalidade ou precisão técnica. Para utilizar essa opção, pode ser necessário instalar um plugin específico no navegador.
- Assinatura Eletrônica do Sistema SolarBPM: alternativa simplificada, baseada na identificação do usuário pelo sistema, prioriza praticidade e situações em que o documento não requer conformidade.
Caso você seja a pessoa que solicitou a assinatura e deseja cancelá-la, clique no notão ‘Cancelar solicitação’.
Acessando pela Fila de solicitações de assinatura
- No menu lateral, acesse o módulo ‘FILA’.
Clique em 'Solicitação de Assinatura' e selecione a opção 'Pendentes'.
As solicitações estarão agrupadas por processo/documento e em ordem crescente, ou seja, da solicitação mais antiga para a mais recente.
- Para aceitar a assinatura de anexos de forma separadamente, selecione a caixa de seleção azul do anexo correspondente.
- Para aceitar a assinatura de todos os anexos do processo/documento, selecione a caixa de seleção azul do documento/processo correspondente, ao lado do número dele.
- Para aceitar a assinatura de todos os processo/documento, selecione a caixa de seleção azul na parte superior da página.
- Para recusar de acordo com os passos anteriores, selecione a caixa de seleção vermelha.
- Clique no botão ‘Concluir’.
- Ao executar as ações (assinatura ou recusa) nas peças selecionadas, o registro sairá da fila de solicitações.
- Selecione o tipo de assinatura que deseja, se é Assinatura ICP – Brasil, ou Assinatura eletrônica do sistema.
Quando todas as peças da solicitação forem assinadas ou recusadas, a tarefa será finalizada automaticamente e o processo sairá da fila de solicitações de assinatura.